Dotacje oświatowe to środki pieniężne przekazywane przez jednostki samorządu terytorialnego dla szkół i przedszkoli. Placówki niepubliczne, które spełniają określone ustawą kryteria mogą ubiegać się o finansowanie działalności oświatowej ze środków gminy (lub powiatu). W niniejszej publikacji przeprowadzimy Państwa przez kwestie prawne związane z dotacjami oświatowymi – od złożenia wniosku do ich wypłaty.

Dotacje oświatowe – podstawa prawna

Szczegółowe zasady dotyczące dotacji oświatowych, warunki jej przyznania, określenia jej wysokości i rozliczania zostały uregulowane w ustawie z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1400). Natomiast w zakresie konsekwencji nienależnego poboru dotacji, a także wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem  zwrócić uwagę należy na przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270).

Czym jest dotacja oświatowa – najważniejsze aspekty

Dotacja oświatowa to środki przyznawane przez jednostki samorządu terytorialnego (gminę, powiat) z części oświatowej subwencji ogólnej do szkół i przedszkoli. Podstawowym warunkiem do ubiegania się o dotację przez szkoły bądź przedszkola (zarówno publiczne jak i niepubliczne) jest realizacja obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki. Zgodnie z art. 26 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych dotacja przysługuje na każdego ucznia w wysokości określonej w przepisach.

Dotacja przyznana na ucznia powinna zostać wykorzystana tylko i wyłącznie w celach, które zostały skonkretyzowane w art. 35 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, tj. takich, które dotyczą realizowania zadań mających związek z kształceniem, wychowaniem oraz opieką, a także kształceniem specjalnym i profilaktyka społeczną.

Ponadto, szkoły niepubliczne mogą otrzymać tzw. dotację za efekt kształcenia, która wypłacana zostaje po zdaniu przez ucznia egzaminu, tj odpowiednio dla uczniów liceów ogólnokształcących po zdaniu egzaminu maturalnego, zaś szkół zawodowych – egzaminu zawodowego.

Na co można przeznaczyć otrzymaną dotacje?

Jak wspomniano powyżej – cel przeznaczenia dotacji został określony w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Otrzymane kwoty mogą zostać wykorzystane wyłącznie na realizację zadań szkoły lub przedszkola związanych z kształceniem, wychowaniem, opieką, kształceniem specjalnym i profilaktyką społeczną. We wskazanym przepisie zawarto wyczerpujący i zamknięty katalog wydatków, na które szkoła może przeznaczyć dotację. W poniższych punktach omówione zostaną poszczególne cele przeznaczenia dotacji.

1. Wydatki bieżące szkoły, przedszkola lub innej placówki – w tym:

• wynagrodzenia za pracę dla nauczycieli, przy czym maksymalna kwota w przypadku placówek niepublicznych wynosi do 150% 12-krotności średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego,
• inne świadczenia przewidziane w Kodeksie pracy, jak: odprawy, odszkodowania i nagrody,
• wynagrodzenie roczne dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej w wysokości nieprzekraczającej kwot jak dla nauczycieli.

2. Zakup środków trwałych, czyli rzeczy, których czas użytkowania wynosi ponad 1 rok:

• książki i inne materiały do biblioteki,
• materiały dydaktyczne,
• sprzęty sportowe i rekreacyjne,
• wyposażenie szkoły, np. meble,
• inne środki trwałe.

3. Wartości niematerialne i prawa – np. licencje, prawa, prawo do lokalu mieszkalnego, umowy najmu, dzierżawy.

Proces ubiegania się o dotację oświatową

Podstawowym wymogiem w procesie o otrzymanie dotacji oświatowej jest złożenie przez organ prowadzący daną placówkę oświatową wniosku o udzielenie dotacji. Termin na złożenie wniosku o przyznanie dotacji upływa w dniu 30 września roku poprzedzającego rok w którym dana placówka ubiega się o dotację.

I tak, przykładowo celem otrzymania dotacji na rok 2025, szkoła powinna złożyć wniosek o dotację do dnia 30 września 2024 r. Dla skutecznego złożenia wniosku o udzielenie dotacji niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie wpisu do ewidencji szkół i placówek oświatowych. W terminie do dnia 30 września należy także wprowadzić dane do systemu informacji oświatowej (SIO) w zakresie liczby uczniów uprawnionych do dotacji.

Ponadto, w przypadku dotacji za efekt kształcenia, w terminie 30 dni od daty publikacji wyników egzaminu zawodowego (w przypadku szkół zawodowych)/egzaminu maturalnego (w przypadku liceów ogólnokształcących) należy złożyć informację o osobach, które uzyskały pozytywny wynik ww. egzaminów oraz przedłożyć świadectwo dojrzałości lub dyplom zawodowy.

W przypadku placówek takich jak: liceum ogólnokształcące dla dorosłych, szkoła policealna lub branżowa – celem otrzymania dotacji za wykształcenie absolwentów należy złożyć w terminie 12 miesięcy od ukończenia szkoły informację na temat absolwentów, którzy otrzymali dyplom maturalny lub certyfikat kwalifikacji zawodowych.

Wniosek o udzielenie dotacji, jak również inne wskazane wyżej dokumenty składa organ prowadzący do organu rejestrującego daną szkołę/przedszkole (czyli do gminy bądź powiatu, gdzie placówka uzyskała wpis do ewidencji szkół o placówek oświatowych).

Przekroczenie terminu na złożenie wniosku – czy można go przywrócić?

Nowe szkoły, przedszkola i inne placówki niepubliczne, które nie zostaną wpisane do ewidencji szkół i placówek oświatowych do dnia 30 września również mogą starać się o dotację. W takim przypadku, po dokonaniu wpisu do ewidencji należy niezwłocznie złożyć wniosek o udzielenie dotacji oświatowych. Decyzja o przyznaniu dotacji ma charakter uznaniowy i właściwy organ jednostki samorządu terytorialnego może przyznać środki mimo uchybienia terminu.

W przypadku zarejestrowanych już placówek niepublicznych niezłożenie w terminie do 30 września wniosku o dotację na następny rok skutkować będzie odmową jej przyznania. Organ zarządzający przedszkole może złożyć wniosek o przywrócenie tego terminu, powołując się na wydarzenia nadzwyczajne, które uniemożliwiły terminowe złożenie wniosku.

Jak przygotować wniosek o udzielenie dotacji oświatowej?

Wzór wniosku o dotację dla niepublicznych przedszkolu bądź szkół zwykle stanowi załącznik do uchwały danej rady miasta lub gminy w sprawie trybu udzielania i rozliczania dotacji. Zarówno uchwały, jak i wzory wniosku zostają opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej właściwej jednostki samorządu terytorialnego.

Poza informacjami wymienionymi powyżej do wniosku o udzielenie dotacji dołączyć należy oświadczenie o rachunku bankowym dedykowanym do wypłacania środków z dotacji. Placówka niepubliczna obowiązana jest w tym celu założyć specjalny, dedykowany rachunek bankowy, który nie może być jednocześnie prywatnym rachunkiem osoby prowadzącej placówkę.

Terminy przekazania dotacji – kiedy i jak są realizowane?

Dotacja wypłacana jest w 12 częściach, do ostatniego dnia każdego miesiąca na wskazany przez placówkę oświatową rachunek bankowy. Wyjątek stanowią kwoty przypadające za styczeń i grudzień – terminy te wynoszą odpowiednio do 20 stycznia oraz do 15 grudnia.

Odmowa wypłacenia dotacji – jakie są możliwe przyczyny i sposób odwołania?

Wśród potencjalnych przyczyny odmowy przyznania dotacji wyróżniamy m.in. brak spełnienia ustawowych warunków, spóźniony wniosek o dotację czy przeoczenie wniosku. W przypadku odrzucenia wniosku możliwa jest kontrola sądowo-administracyjna prawidłowości takiej decyzji. Skargę na decyzję o odrzuceniu wniosku skierować należy do właściwego miejscowo Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w terminie 30 dni od dnia otrzymania decyzji.

Dokumentowanie dotacji oświatowych, czyli jak prawidłowo prowadzić ewidencję?

Niepubliczna placówka oświatowa może zostać poddana kontroli w zakresie prawidłowości wykorzystania dotacji zgodnie z jej przeznaczeniem. Dlatego do niezwykle istotnych czynności należy prowadzenie ewidencji księgowej wszystkich wydatków finansowanych środkami z dotacji. Prawidłowe rozliczenie dotacji powinno obejmować zestawienie wszystkich rachunków, faktur, umów i innych dokumentów księgowych.

Zmiany dotacji – aktualizacja kwoty i zasady umorzenia

Kwota przyznanej dotacji może zostać zaktualizowana dwa razy w ciągu roku – pierwszy raz w terminie 30 dni po publikacji ustawy budżetowej, drugi – do dnia 31 października. Ponadto dopuszcza się także korektę awaryjną w dowolnym momencie roku w sytuacjach nadzwyczajnych. Kwota korekty nie może jednak pomniejszyć przyznanej dla danej placówki dotacji o więcej niż 25% średniej wysokości przyznanej dotacji. Maksymalna kwota zwiększenia kwoty dotacji po korekcie nie może natomiast przekroczyć 150% średniej kwoty dotacji.

Aktualizacja przeprowadzana jest przez właściwą jednostkę samorządu terytorialnego na podstawie planu dochodów i wydatków.

Kto i w jaki sposób ustala i oblicza kwotę dotacji oświatowej?

Kwota dotacji przysługującej na ucznia obliczana jest na podstawie zadeklarowanej liczby uczniów. Natomiast podstawą do określenia kwoty dotacji przysługującej na każdego ucznia jest kwota przewidziana na takiego ucznia w części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostki samorządu terytorialnego.

Subwencja oświatowa na jednego ucznia zostaje ustalona zgodnie z formułą matematyczną, zdefiniowaną przez rozporządzenie wydane przez „Ministra Edukacji Narodowej i Nauki w sprawie sposobu podziału części oświatowej subwencji ogólnej dla jednostek samorządu terytorialnego.”.

Rozporządzenie jest wydawane rokrocznie, jednak mechanizm używany przy obliczeniach pozostaje niezmienny od kilku lat. Podstawową kwotą do wszystkich wyliczeń jest tzw. Standard A (suma przyznawana na każdego ucznia).

Kwota wyjściowa może być zwiększona w zależności od różnych czynników, m.in.: zróżnicowanie wartości wagi przy uwzględnieniu zamożności jednostki samorządu terytorialnego i wielkości szkoły, wprowadzenie wskaźników zwiększających i zmniejszających w zakresie uczniów liceum, technikum i szkoły podstawowej, zwiększenie wartości wagi w zakresie nauczania indywidualnego w szkołach ponadpodstawowych czy zróżnicowanie wagi w zależności od zatrudnionych nauczycieli pedagogów, pedagogów specjalnych, psychologów, logopedów lub terapeutów pedagogicznych.

W przypadku szkoły niepublicznej, kwota dotacji na ucznia powinna być równa kwocie przysługującej dla ucznia szkoły publicznej.

Natomiast przedszkole niepubliczne otrzymuje 75% z kwoty dotacji należnej placówce publicznej. Istnieją wyjątki od tej zasady – na ucznia niepełnosprawnego dotacja w placówce niepublicznej nie może być niższa od przysługującej dla placówki publicznej.

Opóźnienie w wypłacie dotacji – co zrobić, gdy pieniądze nie przychodzą na czas?

Konsekwencje opóźnienia gminy w przekazaniu środków na rachunek szkoły lub przedszkola zostały określone w art. 48 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Mianowicie począwszy od dnia następującego po dniu w którym powinna zostać wypłacona dana część dotacji osoba prowadząca placówkę oświatową ma prawo do odsetek za opóźnienie od gminy w wysokości nie niższej niż 8% w skali roku.

Kiedy jest wymagany zwrot dotacji i jak go dokonać?

Kwestie zwrotu dotacji regulowane są w art. 252 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z tym przepisem, zwrotowi podlegają dotacje wykorzystane niezgodnie z ich celem, a także pobrane w nienależnej lub nadmiernej wysokości. Środki te organ zarządzający placówką oświatową ma obowiązek zwrócić w terminie 15 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości w wykorzystaniu dotacji.  Do kwoty tej doliczone powinny zostać odsetki w wysokości obliczonej jak dla zaległości podatkowych.

Procedury związane z otrzymaniem i rozliczaniem dotacji mogą przyprawić o ból głowy niejednego właściciela placówki oświatowej

Uzyskanie dotacji na prowadzenie niepublicznej jednostki oświatowej w przeważającej większości przypadków stanowi o „być albo nie być” placówki. Proces pozyskiwania finansowania od gmin wymaga dokładnego zrozumienia kryteriów, terminów i procedur. Przestrzeganie wytycznych, przygotowanie wniosku, a następnie rozliczanie dotacji faktycznie może przyprawić o ból głowy. Ale na tym między innymi polega prowadzenie niepublicznej placówki od strony administracyjnej.

Pamiętaj, że w przypadku problemów z rozliczaniem dotacji czy nawet kontroli ich wydatkowania zawsze możesz zwrócić się do naszych ekspertów o pomoc. Z naszego doświadczenia wynika, że często w sytuacjach, które organom prowadzących placówki wydają się beznadziejne, udaje nam się pomóc i rozwiązać wyzwanie, z którym masz do czynienia. Nie wahaj się skontaktować się z nami.

Napisz: