Jednym z podstawowych źródeł finansowania placówek niepublicznych są dotacje oświatowe przyznawane przez jednostki samorządu terytorialnego (głównie: gminy). Skutecznie złożony wniosek zakończony przyznaniem jednostce oświatowej środków, implikuje dla niej szereg obowiązków. Do jednych z najbardziej istotnych należy prawidłowe wydatkowanie i rozliczanie dotacji oświatowej. Z niniejszej publikacji dowiedzą się Państwo:

• Jakie są zasady i warunki udzielenia takiego finansowania?
• Kto i na jakiej podstawie przeprowadza kontrolę wykorzystania dotacji?
• Jak prawidłowo rozliczyć przyznane środki.
• Jakie są terminy i warunki rozliczenia dotacji oświatowych.

Przepisy dotyczące dotacji dla niepublicznych placówek oświatowych

Ustawa o finansowaniu oświaty

Ustawa z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1400) reguluje:

– warunki przyznania takich środków,

– sposób ustalania ich wysokości,

– zasady wydatkowania i rozliczania dotacji oświatowych.

Ponadto konsekwencje nienależnego poboru dotacji, a także wykorzystania jej niezgodnie z przeznaczeniem zostały zawarte w przepisach ustawy z dnia 27 sierpnia 2007 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270).

Dotacja na ucznia – ustawowe warunki przyznania finansowania

Omawiany rodzaj finansowania jest przyznawany przez gminę (powiat, województwo) z części oświatowej subwencji ogólnej szkołom i przedszkolom – w tym także placówkom niepublicznym.

Do niezbędnych warunków otrzymania środków należy realizacja obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki. Zgodnie z art. 26 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych dotacja przysługuje na każdego ucznia w wysokości określonej w przepisach.

Środki finansowe uzyskane w formie dotacji na ucznia muszą być wykorzystane ściśle zgodnie z zapisami zawartymi w artykule 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych z 27 października 2017 roku, co oznacza ich alokację na działania edukacyjne, wychowawcze, opiekuńcze, edukację specjalną oraz działania profilaktyczne społeczne.

Ponadto szkoły niepubliczne mogą otrzymać tzw. dotację za efekt kształcenia, która wypłacona zostaje po zdaniu przez ucznia egzaminu. W tym zakresie – dla uczniów liceów ogólnokształcących po zdaniu egzaminu maturalnego, zaś szkół zawodowych – egzaminu zawodowego.

Kontrola wykorzystania dotacji – delegacja ustawowa

W zakresie kontroli wykorzystania przyznanych środków zwrócić uwagę należy także na akty prawa miejscowego danej jednostki samorządu terytorialnego. Art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych stanowi podstawę dla organu dotującego do przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystanej dotacji.

Obejmuje on przede wszystkim przepisy porządkowe w aspekcie terminów kontroli, zasad jej przeprowadzenia oraz zakresu czynności podejmowanych przez kontrolującego. Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego posiadają uprawnienia do wydawania uchwał w przedmiocie trybu udzielana i rozliczenia przyznanych środków, a także kontroli prawidłowości ich przyjęcia i wykorzystania.

Dokumentowanie wydatkowania i rozliczania dotacji oświatowych powinno zatem odbywać się zgodnie z zasadami ustalonymi w odpowiedniej uchwale Rady Gminy (Rady Powiatu, Sejmiku Województwa). Załącznikiem do uchwały zwykle jest wzór rozliczenia wykorzystanych kwot.

Warunki rozliczania dotacji oświatowych

Na podstawie obowiązujących przepisów można wyróżnić cztery zasady związane z poprawnym rozliczeniem przyznanych środków:

1. Przeznaczenie środków na realizację zadań, na które dotacja była udzielona.
2. Udokumentowanie stosownymi dokumentami księgowymi dokonanie wydatków.
3. Dokonanie wydatku w okresie na jaki zostało przyznane finansowanie.
4. Zwrot niewykorzystanej dotacji do końca roku budżetowego do jednostki samorządu terytorialnego.

Rozliczanie dotacji oświatowych – terminy

Ustawodawca na mocy art. 38 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych przyznał kompetencje do regulowania trybu i zasad rozliczenia dotacji organom stanowiącym jednostek samorządu terytorialnego. Z tego względu terminy zostają wyznaczone w uchwale danej rady gminy (rady powiatu, sejmiku województwa).

Omawiany sposób finansowania jednostek oświatowych stanowi świadczenie przyznawane na okres roku. Nie oznacza to jednak, że rozliczenie dokonywane powinno być zawsze na koniec roku budżetowego. W wyroku z dnia 12 grudnia 2019 r. (sygn. akt I GSK 1601/18) Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że przepisy prawa nie obligują do rocznego rozliczania dotacji, a udzielający finansowania może dokonywać bieżącej weryfikacji prawidłowości jej wydatkowania.

Wzór rozliczenia dotacji oświatowej

Tak jak wskazywano powyżej, zasady rozliczenia dofinansowania zostają określone corocznie uchwałą właściwego organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego. Dla każdej placówki właściwym będzie organ, który przyznał środki. Wzór rozliczenia dotacji oświatowej zwykle stanowi załącznik do uchwały organu stanowiącego gminy (powiatu, województwa) w sprawie trybu udzielania i rozliczenia dotacji.

Zasady wydatkowania dotacji oświatowej

Przyznane środki finansowe mogą zostać przeznaczona wyłącznie na cele wskazane w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Z otrzymanych kwot mogą zostać pokryte wydatki związane z kształceniem, wychowaniem, opieką, kształceniem specjalnym i profilaktyką społeczną. Środki z takiego finansowania mogą w szczególności zostać przeznaczone na:

• Wydatki bieżące.
• Zakup środków trwałych.
• Wartości niematerialne i prawa – np. licencje, prawa, prawo do lokalu mieszkalnego, umowy najmu, dzierżawy.

Pokrywanie wydatków bieżących

Wydatki bieżące szkoły, przedszkola lub innej placówki stanowią główny obszar przeznaczenia przyznanego finansowania. W tym zakresie pokryte mogą zostać wynagrodzenia za pracę dla nauczycieli, przy czym w przypadku placówek niepublicznych maksymalnie do 150% 12-krotności średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego, a także inne świadczenia przewidziane w Kodeksie pracy, jak: odprawy, odszkodowania i nagrody.
Ponadto ustawodawca dopuszcza przeznaczenie dotacji na wynagrodzenie roczne dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej.

Natomiast wydatków bieżących szkoły nie stanowi ogrzewanie budynków placówki, wycieczki szkolne czy finansowanie doskonalenia nauczycieli. Przeznaczenie środków dotacyjnych na te cele będzie niezgodne z art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych.

Zakup środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje

• Książki i środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu.
• Sprzęt rekreacyjny i sportowy dla dzieci i młodzieży.
• Meble.
• Inne środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości nie większej niż wielkość określona zgodnie z art. 16f ust. 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (do 10.000 zł)

Najczęstsze przykłady wydatkowania dotacji oświatowej

• Przeprowadzenie remontów w obiektach szkolnych lub przedszkolnych.
• Zapewnienie obsługi administracyjnej, prawnej i finansowej.
• Wyposażenie szkoły lub przedszkola w sprzęt niezbędny do realizacji programów nauczania bądź programów wychowawczych, przeprowadzanie sprawdzianów i egzaminów oraz realizowanie pozostałych obowiązków wynikających ze statutu.
• Szkolenia z zakresu bhp. pierwszej pomocy, szkolenia doskonalące dla nauczycieli i dyrektorów.
• Szkolenia dotyczące programów komputerowych realizowanych z uczniami.
• Hosting strony internetowej.
• Wynagrodzenie kucharza, pracowników administracyjnych.
• Zakup wyposażenia do kuchni (np. sztućce, talerze).
• Wpłaty na PFRON.
• Rachunki za energie (prąd, gaz).
• Rachunki za telefon i internet.
• Zakup usług pocztowych, bankowych itp. związanych z działalnością szkoły.
• Czynsze za wynajem pomieszczeń szkolnych.

Udokumentowanie kosztów

Jednostki samorządu terytorialnego zostały uprawnione do kontrolowania prawidłowości wydatkowania dotacji oświatowej przez szkoły oraz przedszkola. Wobec tego każdy wydatek powinien zostać uwzględniony w ewidencji księgowej. Ponadto placówka powinna przechowywać wszystkie rachunki, faktury, umowy i inne dokumenty księgowe z których wynika prawidłowe wykorzystanie środków.

Zwrot dotacji oświatowej

Zgodnie z art. 252 ustawy o finansach publicznych zwrotowi podlegają dotacje wydatkowane niezgodnie z celem oraz pobrane w nienależnej lub nadmiernej wysokości. Kwoty te organ zarządzający placówką oświatową jest obowiązany zwrócić w terminie 15 dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości w wykorzystaniu przyznanych środków. Do kwoty tej doliczone powinny zostać odsetki w wysokości obliczonej jak dla zaległości podatkowych.

Czy rozliczanie i wydatkowanie dotacji oświatowych może okazać się prostsze?

Proces rozliczania i wydatkowania dotacji oświatowej przez placówki niepubliczne może wydawać się skomplikowany i obfitujący w liczne wyzwania. Każdy etap, od momentu otrzymania środków, poprzez ich właściwe wykorzystanie, aż do etapu rozliczeń, zmusza do starannej uwagi i zrozumienia obowiązujących przepisów.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, pytań czy napotkanych trudności, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami. Nasi specjaliści są do Państwa dyspozycji, aby udzielić niezbędnej pomocy, doradzić i przeprowadzić przez skomplikowany proces zarządzania przyznanymi przed JST środkami. Nie zostawajcie sami z tym wyzwaniem – skorzystajcie z profesjonalnego wsparcia, które może ułatwić i usprawnić ten proces.

Napisz do nas: