
W artykule:
Kontrola wydatkowania dotacji oświatowych przez niepubliczne placówki stanowi temat, który głęboko porusza osoby zarządzające takimi jednostkami. Według badań przeprowadzonych na zlecenie AUXILIA S.A. w listopadzie 2020 r.* aż 92% niepublicznych przedszkoli w całej Polsce przeszło kontrolę wykorzystania dotacji oświatowych. 48% osób zarządzających przedszkolami miało poczucie, że kontrola stanowi reakcję na obronę praw lub interesów przedszkola, a 54,2% z nich uważa, że kontrole zarządzane przez gminy były bezpodstawne.
Nic więc dziwnego, że ten wątek stanowi dla osób decyzyjnych w niepublicznych palcówkach niezwykle istotne zagadnienie, bezpośrednio wpływające na ich codzienną pracę oraz powodzenie lub nie biznesu, który prowadzą.
Kontrola pobierania i wydatkowania dotacji oświatowych dotyczy każdej niepublicznej placówki w Polsce. Jeśli Twoja jednostka jeszcze nie przeszła takiej kontroli, to istnieje bardzo duże prawdopodobieństwo, że prędzej czy później będziesz miał z nią do czynienia.
Dowiedz się więcej, w jaki sposób taka kontrola może być przeprowadzona i z jakimi konsekwencjami się ona wiąże. Z doświadczeń naszych Klientów – niepublicznych przedszkoli i szkół – wynika, że wiedza i znajomość przepisów samych kontrolujących w tym zakresie pozostawia wiele do życzenia i skutkuje nadużyciami.
W jakim celu zostają przeprowadzone kontrole wydatkowania dotacji oświatowych?
Z punktu widzenia ustawodawcy, kontrola wykorzystania dotacji oświatowych ma na celu zapewnienie prawidłowego wykorzystania środków publicznych.
Dotacje oświatowe muszą zostać poddane kontroli, aby sprawdzić, czy zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem oraz czy nie pobrano w nadmiernej wysokości. W przypadku nieprawidłowości wykorzystania dotacji, istnieje ryzyko zwrotu przez niepubliczne jednostki oświatowe pobranych środków publicznych.
Jaka jest podstawa prawna kontroli wydatkowania dotacji oświatowych?
Przepis, który reguluje kontrolę wydatkowania dotacji to art. 36 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Na jego podstawie organ dotujący ma prawo kontrolować prawidłowość wykorzystania dotacji, a osoby upoważnione mają określone prawa, takie jak wgląd do dokumentacji oraz weryfikację list obecności. Osoby te muszą jednak przedstawić odpowiednie upoważnienia, aby móc rozpocząć kontrolę.
Wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem oznacza, że dotacja oświatowa została wykorzystana niezgodnie z katalogiem wskazanym w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Ten przepis powinien stanowić zawsze punkt wyjścia w przypadku, gdy pojawia się dylemat, czy dany wydatek można sfinansować z dotacji oświatowej, czy też nie.
Warto pamiętać, że uchwały gmin nie mogą rozszerzać katalogu uprawnień kontrolujących, co jest niezgodne z prawem, ale w praktyce dochodzi także do takich nadużyć. Jako podmiot wyspecjalizowany w prawie oświatowym, wiele razy mieliśmy okazję stawać w obronie placówek, których dotknęły takie działania ze strony jednostek samorządu terytorialnego.
Czy gminy przekraczają swoje uprawnienia jako organów kontrolujących wykorzystania dotacji?
Z bezpośredniego doświadczenia wynikającego z obsługi prawnej niepublicznych przedszkoli wynika, że przedstawiciele organów kontrolujących stosunkowo często przekraczają swoje uprawnienia, szczególnie w zakresie regulacji uprawnień kontrolujących.
I tak, przykład pierwszy z brzegu, kontrola wszystkich dokumentów w siedzibie urzędu stanowi postępowanie niezgodne z obowiązującym prawem. Nadanie organom kontrolującym innych uprawnień, które nie znajdują się w katalogu uprawnień, także pozostaje w niezgodzie z aktualnymi przepisami. W orzecznictwie sądowym podważana jest m.in. możliwość powoływania i przesłuchiwania świadków czy biegłych.
Poza tym Naczelny Sąd Administracyjny w swoim orzecznictwie zanegował już prawo kontrolujących do przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń i składników majątkowych.
W przypadku przekroczenia delegacji ustawowej przez organy gminne w zakresie kontroli wydatkowania dotacji, instytucje oświatowe mają prawo do skargi do organów wyższych szczebli. W razie potrzeby można również skorzystać z pomocy prawnika lub innych specjalistów w dziedzinie prawa oświatowego, takich jakimi dysponuje AUXILIA PRAWO OŚWIATOWE, którzy pomogą w obronie praw niepublicznych jednostek przed ewentualnymi nadużyciami.
To bardzo ważny element kontroli – jakie dokumenty powinien przygotować kontrolowany?
Osoby kontrolujące jednostkę oświatową mogą żądać od placówki dokumentację organizacyjną, finansową i dokumentację przebiegu nauczania związaną z przekazaną dotacją. Jednakże, kontrola nie może zmierzać do weryfikacji np. prawidłowości prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania czy prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Kontrolujący mają obowiązek wyjaśnić każdą wątpliwość, która się pojawi podczas kontroli, zanim będą mogli żądać przykładowo umów z rodzicami czy wyjaśnień. Żądanie przedstawienia dużej liczby dokumentów, które nie są bezpośrednio związane z wydatkowaniem dotacji, stanowi istotne przekroczeniem zakresu kontroli i może zostać uznane za obciążające dla kontrolowanego. Kluczowa pozostaje zawsze ocena zakresu i przedmiotu kontroli, a każdy dokument należy oceniać indywidualnie.
A co z ochroną danych osobowych RODO? Czy można dowolnie przekazywać dokumenty zawierające dane osobowe?
W tym miejscu należy zwrócić również uwagę na kwestię danych osobowych. Zgodnie bowiem z art. 36 ust. 4 organ dotujący w związku z przeprowadzaniem kontroli prawidłowości pobrania i wykorzystania dotacji przez przedszkola, inne formy wychowania przedszkolnego, szkoły i placówki – przetwarza dane osobowe:
- Dzieci objętych wczesnym wspomaganiem rozwoju, uczniów, wychowanków, uczestników zajęć rewalidacyjno-wychowawczych i słuchaczy kwalifikacyjnych kursów zawodowych odpowiednio tych przedszkoli, innych form wychowania przedszkolnego, szkół i placówek, znajdujące się w dokumentacji, o której mowa w ust. 2,
- Osób fizycznych zatrudnionych, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, w tych przedszkolach, innych formach wychowania przedszkolnego, szkołach lub placówkach oraz osób fizycznych prowadzących przedszkole, inną formę wychowania przedszkolnego, szkołę lub placówkę, jeżeli odpowiednio pełnią funkcję dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki albo prowadzą zajęcia w innej formie wychowania przedszkolnego, w związku z przeprowadzaniem kontroli w zakresie przeznaczania dotacji na wynagrodzenia, o których mowa w art. 35 ust. 1 pkt 1 lit. a i aa oraz ust. 2b
Powyższy zapis absolutnie nie daje uprawnienia do przetwarzania danych osobowych między innymi taki osób, jak m.in. rodzice, czy kontrahenci placówki. Dodatkowo wiele z umów, które zawiera jednostka oświatowa obostrzone zostały w zastrzeżenia zachowania tajemnicy, czy to przedsiębiorcy – kontrahenta, czy to tajemnicy bankowej. Warto i trzeba na to zwrócić szczególną uwagę!
W jakim miejscu powinna odbywać się kontrola? Czy może zostać wykonana w urzędzie?
NSA w sprawie I GSK 800/21 jasno wskazał, że kontrolujący nie może żądać od organu prowadzącego przedłożenia do siedziby organu dotującego kopii dokumentów lub szczegółowego opisu dokumentów stanowiących podstawę pobrania lub potwierdzenia wykorzystania dotacji. Z tego orzeczenia jasno wynika, że kontrola nie może odbywać się w urzędzie gminy, lecz w siedzibie niepublicznej placówki oświatowej, a do tego w godzinach jej pracy.
Jak wiele czasu ma organ prowadzący przedszkole lub szkołę na przygotowanie się do kontroli?
Organ prowadzący placówkę powinien być gotowy na kontrolę w dowolnym momencie, jednak kontrolujący powinni poinformować go o zamiarze przeprowadzenia kontroli oraz o przedstawieniu konkretnych dokumentów pisemnie. Organ prowadzący ma obowiązek udostępnić dokumentację w ciągu 14 dni od dnia zwrócenia się przez osobę upoważnioną do przeprowadzenia kontroli.
W przypadku żądania udostępnienia dokumentów w terminie krótszym niż 14 dni, organ sprawujący nadzór powinien poinformować kontrolującego, że dokumentacja zostanie udostępniona w ustawowym terminie 14 dni. Termin rozpoczęcia kontroli nie jest określony w przepisach, ale kontrolujący powinni oczekiwać na udostępnienie dokumentów przez organ prowadzący, co może zająć do 14 dni.
Jaki okres może obejmować kontrola?
Kontrola może obejmować okres 5 lat budżetowych poprzedzających rok budżetowy, w którym jest ona przeprowadzana. Czyli w 2023 roku będzie możliwe prowadzenie kontroli za lata 2018-2023.
Czy coś grozi placówce, jeżeli nie podda się kontroli lub nie będzie współpracował z kontrolującym?
Jeśli organ prowadzący przedszkole lub szkołę niepubliczną odmówi poddania się kontroli wydatkowania dotacji oświatowych lub nie będzie współpracował z kontrolującym, to organ dotujący ma prawo wstrzymać przekazywanie dotacji do czasu umożliwienia przeprowadzenia kontroli poprzez decyzję administracyjną.
Co powinienem zrobić w przypadku kontroli wydatkowania dotacji?
Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak bardzo stresującą i niekomfortową sytuację może stanowić kontrola wykorzystania dotacji ustanowiona przez organ nadzorujący, czyli gminę lub powiat. Powyższy tekst ma pomóc zorientować się w tym, jakie masz prawa i możliwości obrony w takiej sytuacji. Pamiętaj jednak, że korzystając z naszych usług, otrzymasz profesjonalną pomoc prawną, a w Twojej obronie stanie wykwalifikowany w prawie oświatowym mecenas.
Przypisy:
* „Badania doświadczeń kontroli pobierania i wydatkowania dotacji przez niepubliczne przedszkola” XI 2020r. Badania zostały przeprowadzone na zlecenie AUXILIA S.A. z przedstawicielami niepublicznych przedszkoli na obszarze całej Polski. Link: Raport o kontroli wydatkowania dotacji przez niepubliczne przedszkola.