Kontrola zarządcza w placówkach oświatowych jest procesem wieloetapowym. Przypomnieć należy, że zgodnie z art. 68 i 69 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) prowadzenie kontroli jest obowiązkiem organów zarządzających publicznymi placówkami oświatowymi. Dla dyrektorów szkół i przedszkoli niepublicznych korzystanie z rozwiązań kontrolnych przyjętych dla sektora publicznego – choć nie jest obligatoryjne – może okazać się pomocnym narzędziem efektywnego zarządzania prowadzoną placówką.

Ustawodawca nie uregulował konkretnego sposobu prowadzenia czynności kontrolnych. Jednakże trafne wskazówki sformułowane zostały w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. W zakresie zarządzania ryzykiem także w komunikacie nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem.

Standardy podzielone zostały na pięć obszarów (grup), z których każdy obejmuje inny fragment kontroli zarządczej, w tym: środowisko wewnętrzne (grupa A), cele i zarządzanie ryzykiem (grupa B), mechanizmy kontroli (grupa C), informowanie i komunikacja (grupa E), monitorowanie i ocena (grupa F).

W niniejszej publikacji skupimy się na omówieniu najistotniejszych kwestii związanych ze standardami grupy B, tj. cele i zarządzanie ryzykiem.

Procedura zarządzania ryzykiem

Zgodnie z wytycznymi zawartymi w komunikacie nr 23 Ministra Finansów, proces zarządzania ryzykiem obejmuje następujące kroki:

1. Zdefiniowanie misji.
2. Ustalenie celów i zadań oraz systemu monitorowania i oceny.
3. Dokonanie identyfikacji ryzyka.
4. Analiza ryzyka.
5. Określenie rodzaju reakcji na ryzyko.

Misja

Zdefiniowanie misji powinno stanowić pierwszy etap efektywnego zarządzania ryzykiem. Ustalenie misji danej placówki oświatowej będzie bowiem fundamentem dla wyznaczenia celów i ich hierarchii. W przypadku szkół i przedszkoli misja będzie odnosić się do celu istnienia tego podmiotu, a także systemu wartości danej placówki. Co do zasady misja w procesie zarządzania ryzykiem będzie zbieżna z tą przyjętą w preambule statutu szkoły/przedszkola.

Ustalenie celów i zadań

Przed identyfikacją potencjalnych zagrożeń w funkcjonowaniu danej placówki oświatowej niezbędne jest wyznaczenie celów i wyodrębnienie zadań, służących realizacji przyjętych celów. Cele i zadania powinny zostać sprecyzowane w sposób jednoznaczny i klarowny. Należy ustalić je na co najmniej jeden rok. Chociaż teoretycznie możliwe jest określenie celów i zadań w perspektywie dwu albo trzyletniej, zaleca się wyznaczać je corocznie.

Identyfikacja celów powinna odbywać się na dwóch płaszczyznach – tj. cele strategiczne i cele operacyjne. Cele strategiczne to takie, które wynikają bezpośrednio z misji placówki oświatowej. Są niezbędne dla funkcjonowania podmiotu oświatowego i zwykle będą związane z realizacją podstawowych zadań całej jednostki. Z tego względu cele strategiczne często pozostają niezmienne przez kilka lat. Cele operacyjne natomiast wynikają z celów strategicznych, przy czym mają one zmienny charakter i dotyczą konkretnych obszarów działalności placówki.

Ustalenie zadań służy realizacji zdefiniowanych przez szkołę celów.

Przykład:

Cel strategiczny: Zwiększenie bezpieczeństwa uczniów na terenie szkoły.

Cel operacyjny: Doposażenie szkoły w środki trwałe.

Zadania służące realizacji celów:

• zakup i montaż ogrodzenia okalającego teren całej szkoły,
• wymiana poręczy przy schodach,
• oznakowanie miejsc niebezpiecznych na terenie szkoły żółtoczarnymi pasami,
• wymiana poluzowanych płytek na szkolnych korytarzach.

Identyfikacja ryzyka

Ryzyko jest zagrożeniem, będące następstwem nieprzewidywalnych sytuacji lub błędnych decyzji. Wystąpienie takiego zagrożenia może przeszkodzić w realizacji wyznaczonych celów i zadań placówki oświatowej. Organ zarządzający placówką oświatową powinien zdefiniować ryzyko, a następnie zapisać je w rejestrze ryzyka. Przy identyfikacji ryzyka dyrektor szkoły/przedszkola wesprzeć może się informacjami z różnych źródeł, w tym: z oceny pracy nauczycieli, z wniosków i sugestii zapadłych podczas rady pedagogicznej, ze skarg i wniosków, z przeprowadzonych rozmów z uczniami i rodzicami, z protokołów pokontrolnych, etc.

Ułatwieniem przy procesie identyfikacji ryzyka jest wydzielenie konkretnych obszarów potencjalnego wystąpienia ryzyka, np.:

• działalność dydaktyczno-wychowawcza i opiekuńcza,
• bezpieczeństwo uczniów, nauczycieli i mienia,
• działalność finansowa i księgowa,
• obsługa administracyjna i kadrowa,
• podmioty zewnętrzne współpracujące z placówką,
• systemy informatyczne,
• zdarzenia losowe.

Przykład identyfikacji ryzyka:

Obszar ryzyka: bezpieczeństwo uczniów, nauczycieli i mienia.

Możliwe rodzaje ryzyka:

• Niewystarczająca ilość środków w budżecie placówki na poczynienie remontów.
• Unieważnienie przetargu na wykonanie remontu placówki.
• Opóźnienie inwestora.

Proces identyfikacji ryzyka powinien odbywać się nie rzadziej niż raz w roku.

Analiza ryzyka

Po zidentyfikowaniu potencjalnego ryzyka należy poddać je analizie, w której zakres wchodzi:

• określenie stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka (przyjęcie skali jest tu dowolne, może być ona liczbowa, ale także akceptowalny jest opis słowny: bardzo wysokie, wysokie, średnie, niskie, bardzo niskie);
• ustalenie skutków wystąpienia ryzyka;
• określenie, jaki jest akceptowany poziom ryzyka.

Reakcja na ryzyko

Ostatnim krokiem zarządzania ryzykiem jest ustalenie, jakie działania zostaną podjęte w przypadku wystąpienia danego ryzyka. Wyróżnia się cztery możliwe reakcje na ryzyko:

1. Tolerowanie – dotyczy przypadków akceptowalnego poziomu ryzyka. Jego wystąpienie nie będzie wymagało konieczności podjęcia konkretnych kroków w celu eliminacji ryzyka. Warto jednak przyglądać się zaistniałej sytuacji, aby w razie jej zaostrzenia podjąć odpowiednie działania.
2. Przeniesienie ryzyka – polega na przekazaniu danej sprawy do podmiotu zewnętrznego, którego zadaniem będzie eliminacja ryzyka. Np. z uwagi na awarię instalacji elektrycznej w szkole wybuchł niewielki pożar, doprowadzając do zniszczenia sali lekcyjnej. Celem usunięcia skutków ryzyka, szkoła powinna zgłosić szkodę do firmy ubezpieczeniowej, która przeprowadzi likwidację szkody.
3. Wycofanie się – to działanie podjęte w przypadku fiaska danego działania. Np. sponsor zrezygnował z finansowania stypendium dla najzdolniejszych uczniów, a szkoła nie ma środków na pokrycie obiecanych nagród. Jeżeli nie uda się znaleźć nowego sponsora, koniecznym może okazać się rezygnacja z przyznania stypendium w danym roku szkolnym.
4. Działanie – to określenie konkretnych procedur i działań ze strony szkoły, które będą podejmowane w razie wystąpienia ryzyka.