Kontrola zarządcza to szereg czynności wchodzących w proces zarządzania placówką oświatową. W szkołach i przedszkolach publicznych prowadzenie kontroli zarządczej jest obowiązkiem dyrektorów tych placówek, co wnika z art. art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.). Dla organów zarządzających niepublicznymi placówkami oświatowymi mechanizmy kontrolne stosowane w sektorze publicznym mogą stanowić cenny wzór, który przyczynia się do efektywnego zarządzania placówką.

Standardy kontroli zarządczej zostały ujęte w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Zgodnie z jego treścią zarządzanie powinno skupiać się na pięciu grupach: środowisku wewnętrznym (tzw. standardy grupy A), celach i zarządzaniu ryzykiem (standardy grupy B), mechanizmach kontroli (standardy grupy C), informowaniu i komunikacji (standardy grupy D) oraz monitorowaniu i ocenie – czyli standardach grupy E.

Dzisiejszy tekst jest ostatnim z serii artykułów dotyczących kontroli zarządczej w placówkach oświatowych. Zostanie on poświęcony omówieniu ostatniej grupy standardów – monitorowaniu i ocenie.

Monitorowanie systemu kontroli zarządczej

Standardy rekomendują systematyczne monitorowanie efektywności poszczególnych elementów kontroli zarządczej. Pozwala to na bieżąco rozpoznawać i rozwiązywać problemy występujące w procesie zarządzania. Co istotne w procesie monitorowania, poza kadrą zarządzającą, powinni uczestniczyć także pozostali pracownicy administracyjni oraz grono pedagogiczne. Rozłożenie obowiązku obserwacji i monitorowania wydajności systemu kontroli na szerszą grupę podmiotów ma szczególnie ważne znaczenie praktyczne. Ciężko bowiem wymagać, aby dyrektor placówki miał pełną wiedzę o wszystkich sytuacjach zachodzących w szkole, zmianach w przepisach prawa oświatowego, aktach prawa lokalnego czy innych wydarzeniach mających istotne znaczenie dla funkcjonowania szkoły. Dlatego wielopłaszczyznowe wsparcie i zaangażowanie różnych pracowników w bieżące monitorowanie systemu kontroli przyczyni się do skuteczności działania wewnętrznych regulacji.

Samoocena

Samoocena kontroli zarządczej – podobnie jak monitorowanie jest procesem wykorzystywanym do oceny efektywności przyjętego modelu kontroli przez pracowników danej placówki oświatowej.  Jest to narzędzie, które umożliwia relatywnie szybko uzyskać zbiorczą informację o funkcjonowaniu kontroli zarządczej. Wyniki samooceny mogą stanowić podstawę do podpisania oświadczenia o jej stanie, przy czym nie powinna ona zastępować pozostałych narzędzi oceny, w tym przede wszystkim audytu. Zaleca się, aby samoocena przeprowadzana była co najmniej raz w roku.

Metod przeprowadzenia samooceny jest kilka, a jej dobór uzależniony jest od wielkości danej placówki, systemu pracy oraz atmosfery panującej w środowisku pracy. W komunikacie nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych proponowane są przede wszystkim dwa sposoby samooceny: warsztatowa i kwestionariuszowa. Metoda warsztatowa zakłada analizę i ocenę działalności placówki w formie otwartej dyskusji, prowadzonej według określonych przez organ zarządzający punktów oceny. Dla powodzenia tego modelu samooceny istotna wydaje się kultura pracy i społeczność danej szkoły/przedszkola. Niezintegrowane i podzielone środowisko pracy raczej nie sprzyja warsztatowej samoocenie. W takim przypadku dużo lepszym narzędziem przeprowadzania samooceny będzie wykorzystanie ankiet.

Pomocne w uzyskaniu wiarygodnych i miarodajnych wyników samooceny będzie trzymanie się poniższych kroków:

1. Wyznaczenie koordynatora samooceny – czyli osoby, która będzie odpowiedzialna na przygotowanie kwestionariuszy samooceny, jej przeprowadzenie, a następnie sporządzenie sprawozdania z jej wyników. Jeżeli w szkole ustanowiono koordynatora do spraw kontroli zarządczej lub zarządzania ryzykiem, to zaleca się, aby poprowadził on także czynności związane z samooceną. Nie jest to jednak obligatoryjne – ważne jest, aby osoba odpowiedzialna za samoocenę miała jak najszerszą wiedzę w obszarze kontroli zarządczej oraz funkcjonowaniu szkoły.
2. Wsparcie koordynatora samooceny przez kadrę zarządzającą – poinformowanie zespołu pracowników o planowanej samoocenie i koordynatorze należy do dyrektora placówki. Pracownicy powinni zostać także zaznajomieni z celem samooceny oraz uprzedzeni, że ich opinia nie będzie podlegać negatywnym konsekwencjom. Ankiety do przeprowadzenia samooceny mogą mieć charakter ankiet anonimowych, jeżeli ma zachęcić to pracowników do wyrażenia szczerego stanowiska.
3. Ustalenie zakresu samooceny – samoocena może dotyczyć całości lub wybranej części działalności szkoły/przedszkola. Podział procesu samooceny na poszczególne obszary, np. wyodrębnienie części dydaktycznej, administracyjnej i organizacyjno-prawnej może przynieść bardziej rzetelne dane.
4. Przygotowanie ankiet – tutaj należy rozważyć, czy kwestionariusze będą jednolite dla wszystkich pracowników, czy sformułowane w różny sposób w zależności od charakteru wykonywanych zadań przez daną grupę pracowników. Niezależnie od wyboru, pytania w ankietach powinny być sformułowane w sposób prosty, jednoznaczny i zrozumiały.
5. Szkolenie – jego celem: przekazanie pracownikom informacji o celach, sposobie i zakresu procesu samooceny. Szkolenie może zostać przeprowadzone w formie e-learningu lub instrukcji.
6. Wyznaczenie czasu na przeprowadzenie czynności samooceny.
7. Analiza i wyniki z samooceny – powinna ona zawierać podsumowanie uzyskanych od pracowników ankiet, wskazanie na możliwe ryzyko i problemy działalności jednostki, a także propozycję działań naprawczych

Audyt wewnętrzny

Podstawowym zadaniem audytu wewnętrznego jest niezależna ocena efektywności systemu kontroli zarządczej w placówce oświatowej. Należy pamiętać, że audyt prowadzony przez organ gminy czy powiatu może dotyczyć wyłącznie szkół publicznych (tj. samorządowych). Organ gminy nie ma podstawy prawnej do przeprowadzenia audytu w placówkach niepublicznych.

Zapewnienie o stanie kontroli zarządczej

Ostatnim etapem kontroli zarządczej jest złożenie oświadczenia przez dyrektora o stanie kontroli zarządczej. Podstawą do jego sporządzenia są uzyskane wyniki z monitorowania, samooceny, audytu i kontroli. Oświadczenie o stanie kontroli powinno być składane corocznie.