Kontrola zarządcza w szkołach i innych placówkach edukacyjnych składa się z kilku etapów. Zgodnie z art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) przeprowadzanie kontroli jest obowiązkiem organów zarządzających publicznymi placówkami oświatowymi. Choć dla dyrektorów szkół i przedszkoli niepublicznych stosowanie rozwiązań kontrolnych przyjętych w sektorze publicznym nie jest wymagane – warto wdrożyć niektóre jej elementy w celu usprawnienia zarządzania placówką.

W ustawie brak jest szczegółowych przepisów dotyczących metod przeprowadzania kontroli. Niemniej jednak, wskazówki dotyczące tego procesu, zawarte zostały w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

Standardy kontroli zarządczej zostały podzielone na pięć głównych grup: środowisko wewnętrzne (grupa A), cele i zarządzanie ryzykiem (grupa B), mechanizmy kontroli (grupa C), informowanie i komunikacja (grupa E) oraz monitorowanie i ocena (grupa F). W dzisiejszym artykule weźmiemy na tapet standardy grupy C – czyli mechanizmy kontroli zarządczej.

Posługując się klasyfikacją przyjętą we wspomnianym powyżej komunikacie nr 23, wyróżnić należy 5 najważniejszych mechanizmów kontroli:

1. Dokumentowanie prowadzenia kontroli zarządczej;
2. Nadzór nad wykonywanymi zadaniami;
3. Utrzymanie ciągłości działalności;
4. Ochrona zasobów szkoły/przedszkola;
5. Kontrola operacji finansowych i gospodarczych.

Dokumentowanie prowadzenia kontroli

W szkole/przedszkolu tworzy się dokumentację wewnętrzną, która stanowi dokumentację systemu kontroli. Część z tej dokumentacji wymagana jest przez przepisy ustawy o finansach publicznych. Dotyczy to takich dokumentów jak:

• Roczny plan działalności szkoły,
• Sprawozdanie z wykonania tego planu oraz
• Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

Pozostałe dokumenty, które powinny znajdować się w placówce oświatowej, to:

• Procedury wewnętrzne, w tym: statut, regulaminy, rejestry wyjść ze szkoły, Standardy Ochrony Małoletnich, procedura BHP, regulamin ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych, kodeks etyki;
• Instrukcje, w tym: instrukcje obsługi infrastruktury technicznej placówki, instrukcje stanowiskowe, instrukcje archiwizacji i przechowywania dokumentów;
• Wytyczne;
• Dokumenty określające zakres obowiązków i odpowiedzialności pracowników, w tym dokumentacja związana z zatrudnieniem nauczycieli i innych pracowników, regulamin pracy, regulamin podnoszenia kwalifikacji zawodowych, regulamin oceny pracy oraz rozliczenia z powierzonych zadań, regulamin funduszu socjalnego;
• Dokumentacja procesu dydaktyczno-wychowawczego, w tym: dzienniki zajęć, plany zajęć dydaktyczno-wychowawczych, programy wychowania szkolnego/przedszkolnego, karty gotowości szkolnej.

Jest to jedynie przykładowe wyliczenie, bo tworzenie wewnętrznej dokumentacji związane jest z potrzebami danej placówki edukacyjnej. W końcu tworzone procedury mają za zadanie ułatwić i usprawnić efektywne zarządzanie szkołą/przedszkolem. Pamiętać przy tym należy, że przyjęta w szkole dokumentacja powinna być dostępna dla wszystkich osób, których pracy i funkcjonowania dotyczy.

Nadzór nad wykonywanymi zadaniami

Nadzór nad bieżącym wykonywaniem zadań oświatowych w danej placówce należy do dyrektora szkoły/ przedszkola. Celem nadzoru w kontroli zarządczej jest zapewnienie, że realizacja celów szkoły będzie oszczędna, efektywna i skuteczna. Co do zasady nadzór ma szerszy charakter niż sama kontrola, bo z definicji posługiwać się może uprawnieniami o charakterze władczym. W ramach nadzoru wskazane jest systematyczne prowadzenie przeglądu i oceny pracy nauczyciela. Jeżeli dyrektor rozpozna nieprawidłowości w wykonywaniu powierzonych zadań przez danego pracownika, jest uprawniony do odpowiedniej ingerencji, w tym poprzez wydanie wiążących poleceń.

Utrzymanie ciągłości działalności

Szkoła/przedszkole powinno działać w sposób ciągły i stabilny, wedle określonego planu. Poza okresami przerw wakacyjnych, świątecznych i innych wynikających z przepisów prawa, co do zasady nie jest dopuszczalne zawieszenie działania szkoły. Szkoła/ przedszkole musi mieć zapewnione mechanizmy, które będą gwarantowały nieprzerwane wykonywanie zadań. Niezwykle istotnym w tym aspekcie jest prowadzenie polityki kadrowej, tj. planowanie zastępstw, prowadzenie rekrutacji w przypadku wakatów, ustalenie podstawowych stanowisk. Oczywiście zdarzają się sytuacje nadzwyczajne, jak chociażby klęski żywiołowe – na takie sytuacje powinny zostać przewidziane odpowiednie procedury, w tym plany awaryjne, wytyczne dotyczące nauki zdalnej, etc.

Ochrona zasobów szkoły

W zakresie zadań należących do organu zarządzającego placówką oświatową znajduje się zapewnienie bezpieczeństwa dla uczniów, nauczycieli oraz mienia. W tym celu tworzy się systemy zabezpieczeń, w tym poprzez bezpieczną rekrutację i zatrudnianie pracowników, instalację monitoringu wizyjnego, ograniczenie dostępu do niektórych pomieszczeń szkoły.  Ponadto należy ustalić zasady korzystania z mienia szkoły, dostępu i rozliczania zasobów danej jednostki, a także krąg osób uprawnionych do dysponowania mieniem placówki. W przypadku tworzenia systemu ochrony należy kierować się zasadą adekwatności i proporcjonalności – najprościej rzecz ujmując: koszty ochrony nie powinny przekraczać wartości chronionych dóbr.

Kontrola operacji finansowych i gospodarczych

W placówce oświatowej, objętej kontrolą zarządczą powinny zostać wprowadzone mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych. Podstawowym celem takiej kontroli jest: dokładne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych, ich autoryzacja przez organ zarządzający placówką lub osoby przez niego upoważnione, a także weryfikacja tych działań przed i po ich realizacji.