Prowadzenie kontroli zarządczej to nieodłączny element związany z prowadzeniem publicznej placówki oświatowej. Obowiązek prowadzenia kontroli uregulowany został w art. 68 i 69 ustawy o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.). W ustawie brak jest szczegółowych informacji dotyczących sposobu realizacji czynności kontrolnych, jednakże istotne wskazówki w tym zakresie zostały ujęte w komunikacie nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

W komunikacie wyodrębnione zostało pięć obszarów, które powinny wchodzić w skład procesu kontroli jednostek publicznych, w tym:

• standardy grupy A – środowisko wewnętrzne,
• standardy grupy B – cele i zarządzanie ryzykiem,
• standardy grupy C – mechanizmy kontroli,
• standardy grupy D – informowanie i komunikacja,
• standardy grupy E – monitorowanie i ocena.

Kontynuując serię artykułów związaną z omówieniem poszczególnych etapów kontroli zarządczej w szkołach i przedszkolach, w dzisiejszym temacie skupimy się na najistotniejszych kwestiach dotyczących informowania i komunikacji – czyli standardach grupy D.

W ślad za poprzednimi publikacjami przypominamy także, że placówki niepubliczne nie mają obowiązku stosowania rygoru kontroli zarządczej. Przy czym warto znać elementy kontroli przyjęte dla placówek publicznych, bo niektóre z proponowanych rozwiązań mogą usprawnić proces zarządzania prywatną szkołą czy przedszkolem.

Bieżąca informacja: dostęp do dokumentacji i materiałów edukacyjnych

Dostęp do aktualnych dokumentów i informacji dotyczących funkcjonowania szkoły (przedszkola) jest kluczowy dla prawidłowego wykonywania zadań placówki i wypełniania obowiązków służbowych przez jej pracowników. Należy zapewnić, aby kadra zarządzająca szkołą, pracownicy administracyjni, nauczyciele i pozostali pracownicy mieli zapewniony bieżący wgląd do informacji związanych z wykonywaną przez nich pracą. Dla placówek oświatowych kluczowe będą zatem przepisy prawa oświatowego oraz jego nowelizacje, wszelkie rozporządzenia i komunikaty wydawane przez Ministerstwo Edukacji Narodowej, w tym rozporządzenie dotyczące podstawy programowej.  Istotne będą także wewnętrzne akty – statut, regulaminy, standardy ochrony małoletnich, instrukcje i inna dokumentacja obowiązująca w danej placówce. Zakres obowiązków poszczególnych pracowników powinien zostać sprecyzowany na etapie podejmowania współpracy, a jego zmiana wymaga uzgodnienia z zainteresowanym oraz co do zasady także jego zgody. Z racji na cel działalności szkół i przedszkoli ważnym jest umożliwienie dostępu do materiałów edukacyjnych i najnowszej wiedzy nauczycielom poszczególnych przedmiotów. W obecnych czasach standardem jest wyposażenie kadry pedagogicznej w komputer z dostępem do Internetu, co także mieści się w zakresie omawianego standardu.

Komunikacja wewnętrzna w placówce oświatowej

Omówione powyżej kwestie związane z dostępem do bieżącej informacji skoncentrowane były na źródłach i procesie ustalania, jakie dokumenty są niezbędne dla działalności placówki. Ustalenie i pozyskanie tych dokumentów oraz informacji przez organ zarządzający powinno skutkować działaniem zmierzającym do rozdysponowania poszczególnych materiałów do właściwych jednostek. Konieczne będzie określenie kręgu zainteresowanych poszczególnymi informacjami grup pracowników, a następnie udostępnienie im pozyskanych informacji. Zwrócić uwagę należy tutaj na aspekt sprawności i efektywności ścieżki komunikacji wewnętrznej. Pracownicy szkoły/przedszkola powinni otrzymywać bez zbędnej zwłoki niezbędne im do wykonywania powierzonych zadań narzędzia. Dobrym pomysłem będzie określenie jednolitego sposobu przekazywania informacji, a także osób odpowiedzialnych za dostarczanie dokumentacji do pracowników.

Jak skutecznie budować relacje z podmiotami zewnętrznymi w placówkach oświatowych

Ważnym aspektem funkcjonowania placówki oświatowej jest także budowanie relacji z podmiotami i instytucjami zewnętrznymi. Sposób komunikacji z podmiotami zewnętrznymi ma kluczowe znaczenie dla utrzymywania dobrego wizerunku szkoły/przedszkola w społeczeństwie. Dlatego poza stworzeniem efektywnego mechanizmu komunikacji wewnętrznej, organ zarządzający powinien wypracować sprawny system komunikacji z otoczeniem. Korzyścią dobrze działającego systemu może być wzrost zainteresowania placówką wśród uczniów i rodziców, pozyskanie sponsorów i dodatkowych funduszy, a także przyciągnięcie potencjalnych nowych nauczycieli i pracowników. Dyrektor powinien stawiać na pozytywne budowanie relacji z lokalnymi władzami samorządowymi, społecznością i instytucjami edukacyjnymi. Ponadto ważnym aspektem w tej ścieżce komunikacji jest promowanie sukcesów uczniów i szkoły. Dobrze poprowadzone działania związane z relacjami szkoły z otoczeniem mogą przyczynić się do jej rozwoju, a także stabilności finansowej.