Przedszkola i szkoły publiczne są zobowiązane do wdrażania systemu kontroli zarządczej. Jest to kluczowy element zarządzania, który pomaga dyrektorowi skutecznie i uporządkowanie kierować placówką edukacyjną. Chociaż placówki niepubliczne, w przeciwieństwie do publicznych, nie mają obowiązku wdrażania takiego systemu, mogą czerpać korzyści z zasad kontroli zarządczej stosowanych w jednostkach publicznych.

W tym artykule omówimy podstawowe cele i mechanizmy kontroli zarządczej oraz przedstawimy aspekty działalności placówek oświatowych , które jej podlegają.

Definicja i cele kontroli zarządczej

Kontrola zarządcza – w myśl ustawy art. 69, ust. 1 o finansach publicznych z 27 sierpnia 2009 r.  – to ogół działań i czynności zapewniających realizację celów i zadań jednostki w sposób:

• zgodny z prawem,
• terminowy,
• efektywny,
• oszczędny.

Cele kontroli zarządczej

Jak podaje art. 68 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, wyróżniamy następujące cele tego rodzaju kontroli:

• Legalność – tj. zapewnienie, aby działalność szkoły lub przedszkola była zgodna z obowiązującymi przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi, takimi jak statut szkoły, regulaminy, zarządzenia, instrukcje.
• Skuteczność i efektywność działania placówki.
• Wiarygodność sprawozdań finansowych.
• Ochrona zasobów szkoły – do tej kategorii zalicza się określenie zasad korzystania z mienia szkoły, dostępu i rozliczania zasobów gospodarczych, określenie osób upoważnionych do dysponowania mieniem placówki.
• Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego sprawowania – szkoła bądź przedszkole niepubliczne może określić swoją misję i system wartości. Działania pracowników danej placówki powinny być zgodne z przyjętymi zasadami.
• Komunikacja i dostęp do informacji – zapewnienie pracownikom dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich powierzonych zadań, a także system sprawnej komunikacji wewnętrznej między pracownikami, uczniami oraz rodzicami.
• Zarządzanie ryzykiem – planowanie i wyznaczanie konkretnych celów do zrealizowania przez placówkę, a także zapewnienie mechanizmów zwiększających możliwość realizacji tych celów, w tym także wprowadzenie zasad informowania przez odpowiedzialnych pracowników o zagrożeniach związanych z realizacją tych zadań.

Placówki niepubliczne mogą wykorzystać wszystkie bądź tylko niektóre z powyższych celów kontroli zarządczej, a także je modyfikować i wprowadzać własne. Skorzystanie z tych mechanizmów ma przede wszystkim pomóc w sprawnej i efektywnej organizacji działalności placówki niepublicznej.

Podstawowe mechanizmy kontroli zarządczej

Wyróżniamy cztery podstawowe mechanizmy kontroli zarządczej. Są to:

• Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – w tym przykładowy katalog dokumentów, które mogą być wykorzystywane w procesie kontroli. To między innymi procedury wewnętrzne, instrukcje i inne, niewymienione dokumenty wewnętrzne stanowiące dokumentację systemu kontroli zarządczej;
• Nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.
• Zapewnienie istnienia mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych przy wykorzystaniu m. in. wyników analizy ryzyka;
• Ochrona zasobów jednostki, aby dostęp do nich miały jedynie upoważnione do tego osoby.

Standardy kontroli. Jakie aspekty należy zweryfikować?

Zgodnie z przepisami, każda szkoła i placówka oświatowa, będąca jednostką sektora finansów publicznych, zobowiązana jest do stosowania kontroli zarządczej w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania, realizacji celów i zadań oraz minimalizacji ryzyka. Standardy te pomagają w utrzymaniu wysokiej jakości zarządzania i przestrzegania przepisów w szkołach. Uszeregowano je w pięciu grupach merytorycznych, przedstawionych poniżej:

• Środowisko wewnętrzne – standardy grupy A. W tym przestrzeganie wartości etycznych, kompetencje zawodowe pracowników, struktura organizacyjna jednostki, delegowanie uprawnień.
• Cele i zarządzanie ryzykiem – standardy grupy B. W tym cel funkcjonowania placówki, określenie celów i ocena ich realizacji, identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, reakcja na ryzyko.
• Mechanizmy kontroli – standardy grupy C. W tym dokumentowanie systemu kontroli zarządczej, nadzór, ciągłość działalności, ochrona zasobów.
• Informacja i komunikacja – standardy grupy D. W tym bieżąca sytuacja, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna.
• Monitorowanie i ocena – standardy grupy E. W tym monitorowanie systemu kontroli zarządczej, samoocena, audyt wewnętrzny, uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

Dokumentacja w ramach prowadzenia kontroli zarządczej

Dokumentacja związana z kontrolą zarządczą w szkole i przedszkolu zależy głównie od tego, jaki aspekt działalności placówki podlega kontroli. Organy placówki tworzą wewnętrzne akty, które mają na celu zapewnienie realizacji zadań i umożliwienie ich sprawnej weryfikacji. Niektóre dokumenty są wymagane przez prawo, takie jak statut czy regulamin wynagrodzeń (zgodnie z Kodeksem pracy).

Inne dokumenty, choć nieobowiązkowe, mogą usprawnić procesy kontrolne. Przykłady wewnętrznych regulacji w placówkach niepublicznych to:

• Statut,
• Regulaminy dotyczące pracowników (np. regulamin pracy, zasady podnoszenia kwalifikacji nauczycieli, regulamin oceny pracy),
• Regulaminy finansowo-księgowe, dotyczące m.in. kontroli finansowej i obiegu dokumentów,
• Zasady obowiązujące w szkole dla uczniów i pracowników,
• Instrukcje stanowiskowe i dotyczące archiwizacji dokumentów,
• Plan działalności placówki,
• Kodeks etyki.

Placówki mogą również stworzyć regulamin dotyczący przeprowadzania inspekcji. Dokumenty te powinny być dostosowane do potrzeb placówki i mają na celu wspieranie efektywnego zarządzania.

Harmonogram czynności kontrolnych dla placówki

Placówki niepubliczne są zwolnione z obowiązku opracowywania planu działalności, chyba że ich statut stanowi inaczej. Choć nie jest to obligatoryjny dokument, może okazać się przydatny przy wdrożeniu kontroli zarządczej w przedszkolu i szkole.

W planie działalności osoba prowadząca wskazuje:

• Cele i zadania placówki na dany okres,
• Środki niezbędne do ich realizacji,
• Pracowników odpowiedzialnych za ich wykonanie.

To od organu prowadzącego zależy jakie ramy czasowe umieści w planie.

Terminy realizacji planu i mierniki skuteczności

Dla efektywnej oceny realizacji planów warto, aby były one tworzone w określonych odstępach czasu, np. corocznie. Harmonogram kontroli może przewidywać konkretne etapy weryfikacji spełnienia przez placówkę niepubliczną wyznaczonych zadań i celów. W planie inspekcji warto uwzględnić także konkretne mierniki i mechanizmy, które będą punktem odniesienia w zakresie realizacji celów kontroli. Przykładowo miernikiem systematyczności oceniania może być dziennik elektroniczny, a miernikiem racjonalnego dokonywania zakupów – faktury. To jedynie wybrane mierniki skuteczności funkcjonowania placówki.