Współcześnie technologia wkracza coraz bardziej do wszystkich sfer życia, a elektroniczne systemy komunikacji stają się czymś, bez czego trudno sobie teraz wyobrazić funkcjonowanie. Edukacja nie jest tu wyjątkiem, a jedną z najnowszych innowacji w tym obszarze stanowią e-Doręczenia.

Z artykułu dowiesz się:

• Czym są i na czym polegają doręczenia elektroniczne?
• Jakie niosą ze sobą korzyści?
• Jakie trudności wiążą się z ich wprowadzeniem?
• Które placówki oświatowe mają obowiązek wprowadzenia doręczeń elektronicznych i w jakich terminach?

Czym tak naprawdę są e-Doręczenia?

To nic innego jak system elektronicznej komunikacji, który umożliwia szybką wymianę dokumentów oraz oficjalnych pism pomiędzy podmiotami korzystającymi z e-doręczeń. System e-Doręczeń jest elektronicznym odpowiednikiem listów poleconych za potwierdzeniem odbioru.Istotną cechą tego systemu jest zapewnienie zabezpieczeń, gwarantujących poufność i integralność przesyłanych wiadomości.

Dzięki nim placówki edukacyjne mogą przekazywać różnorodne dokumenty, takie jak decyzje administracyjne, zaświadczenia, informacje o wydarzeniach oraz wszelkiego rodzaju oficjalne komunikaty.

Jakie niosą ze sobą korzyści doręczenia elektroniczne?

Wprowadzenie e-Doręczeń do jednostek oświatowych może przynieść szereg korzyści, które istotnie wpłyną na funkcjonowanie placówki. Oto kilka istotnych zalet płynących z adaptacji tego systemu:

• Efektywność
  Eliminacja konieczności fizycznego odbioru dokumentów przyspiesza przepływ informacji w placówkach oświatowych, umożliwiając szybsze podejmowanie decyzji. Odbiorcy mogą natychmiastowo uzyskać dostęp do istotnych dokumentów bez konieczności czekania na ich dostarczenie tradycyjnymi metodami.
• Dostępność
  Dokumenty są dostępne online o każdej porze, co zwiększa wygodę korzystania, szczególnie dla osób o ograniczonych możliwościach czasowych. Odbiorcy mogą łatwo uzyskać potrzebne informacje z dowolnego miejsca i o dowolnej porze, co sprzyja lepszej organizacji i planowaniu.
• Bezpieczeństwo
  System ten gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i poufności danych, jest bardzo ważne w przypadku wymiany informacji o charakterze osobistym lub administracyjnym. Dzięki zaawansowanym zabezpieczeniom, placówki oświatowe mogą mieć pewność, że ich informacje są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
• Ekologia
  Redukcja papierowej korespondencji przyczynia się do ochrony środowiska, co jest zgodne z zasadami zrównoważonego rozwoju i dbałości o ekologię. Przejście na doręczenia elektroniczne zmniejsza zużycie papieru oraz wpływ na środowisko naturalne.
• Archiwizacja
  Elektroniczne dokumenty są łatwiejsze w archiwizacji i szybsze w odnajdywaniu, co ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz umożliwia szybkie wyszukiwanie potrzebnych informacji. Dzięki temu systemowi, placówki oświatowe mogą efektywnie zarządzać swoją dokumentacją.

e-Doręczenia – potencjalne wyzwania i trudności

Choć wprowadzenie e-Doręczeń do placówek oświatowych może przynieść wiele korzyści, to jednak system ten może okazać się wcale nie taki łatwy do wdrożenia. Poniżej przedstawiamy potencjalne trudności, jakie mogą pojawić się w związku z wprowadzeniem elektrycznego systemu doręczeń:

• Wyzwania technologiczne i koszty inwestycji
  Dla niektórych placówek, zwłaszcza tych z ograniczonym budżetem, infrastruktura IT oraz początkowe koszty inwestycji mogą stanowić znaczącą barierę. Konieczne może okazać się dostosowanie lub rozbudowa istniejącej infrastruktury technologicznej, co będzie wiązać się z dodatkowymi kosztami.
• Szkolenia i adaptacja personelu
  Proces wdrożenia systemu wymaga przeszkolenia personelu, a także może napotkać opór ze strony pracowników przyzwyczajonych do tradycyjnych metod komunikacji. Konieczność dostosowania się do nowego systemu może wymagać dodatkowych nakładów czasu i zasobów.
• Dostępność i wykluczenie cyfrowe
  Wymóg dostępu do internetu oraz nierówności w kwalifikacjach cyfrowych mogą prowadzić do wykluczenia części społeczności szkolnej. Osoby bez dostępu do internetu lub bez wystarczających umiejętności komputerowych mogą mieć trudności z korzystaniem z tego systemu, co może zwiększyć nierówności w dostępie do informacji.
• Kwestie prawne i prywatności
  Zagwarantowanie bezpieczeństwa danych oraz zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych pozostają bardzo ważne podczas wprowadzenia i korzystania z takiego systemu. Placówki oświatowe muszą zadbać o odpowiednią politykę bezpieczeństwa i przestrzegać procedur, aby zapewnić poufność i integralność przesyłanych informacji.
• Techniczne i operacyjne problemy
  Potencjalne awarie systemu oraz konieczność stałego zarządzania nim mogą stanowić wyzwanie dla placówek oświatowych. Wymagane pozostaje ciągłe monitorowanie i utrzymanie systemu w sprawności, co może wymagać dodatkowych zasobów technicznych.

Terminy i zakres obowiązku

Istotne pozostają szczegóły związane z obowiązkiem stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych, wprowadzonego na mocy ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Poniżej przedstawiamy informacje na temat oraz kto i w jakich terminach będzie zobowiązany do korzystania z tego systemu.

Szkoły i placówki publiczne
Zgodnie z nowymi przepisami, od 1 października 2024 r. obowiązek aktywowania e-Doręczeń objął szkoły i placówki publiczne prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego (JST).

Przedszkola niepubliczne
W zasadzie przedszkola niepubliczne nie będą podlegały konieczności wprowadzenia takiego systemu. Trzeba jednak pamiętać, że organ prowadzący takie placówki, jeżeli jest podmiotem niepublicznym wpisanym do KRS lub CEIDG, jest zobowiązany do podjęcia działań związanych z wprowadzeniem tego systemu.

Przedsiębiorcy
Dla części przedsiębiorców, kluczowym momentem będzie 1 października 2024 r. Z tym dniem nowe podmioty, które składają wniosek o rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), będą miały obowiązek dodatkowo do złożenia wniosku o ustanowienie adresu do otrzymywania dokumentów elektronicznych. Następnie, od 1 stycznia 2025 r., powinnością tą zostaną objęci nowi przedsiębiorcy dokonujący wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Osoby Fizyczne
Osoby fizyczne nie mają obowiązku korzystania z omawianego systemu doręczeń cyfrowych.

Harmonogram wdrożenia dla podmiotów niepublicznych

Doręczenia elektroniczne powinny zostać wprowadzone przez przedsiębiorców w następujących terminach:

• Najpóźniej do 1 stycznia 2025 r. powinny wprowadzić ten system wszystkie podmioty wpisane do KRS przed 30 września 2024 r.
• Najpóźniej do 30 września 2026 r. powinny wprowadzić ten system wszystkie podmioty wpisane do CEiDG przed 31 grudnia 2024 r.
• Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEiDG do 31.12.2024, którzy złożą wniosek o aktualizację wpisu po 1.07.2025 będą musieli wprowadzić adres do e- Doręczeń w momencie składania wniosku o aktualizację wpisu w CEIDG.