Wymagana dokumentacja przedszkola niepublicznego. Poznaj pełną listę niezbędnych dokumentów!

Wymagana dokumentacja przedszkola niepublicznego. Poznaj pełną listę niezbędnych dokumentów!

Sporządzanie i przechowywanie dokumentacji to nieodzowny element związany z prowadzeniem każdej placówki oświatowej. Dokumentacja w przedszkolu niepublicznym powinna spełniać wymogi określone w przepisach prawnych. Obowiązek tworzenia niektórych dokumentów wynika wprost z ustaw. W praktyce placówki oświatowe tworzą również „ponadwymiarową” dokumentację, która ma na celu pomóc w organizacji ich pracy. Z artykułu dowiesz się, jakie dokumenty regulujące pracę przedszkola niepublicznego są niezbędne w Twojej placówce.

Rodzaje dokumentacji w przedszkolu niepublicznym

Dokumentację w przedszkolu niepublicznym można podzielić na kilka kategorii. Zgodnie z poniższą systematyką w artykule przedstawione zostaną dokumenty związane z:

  • Organizacją prawną działalności przedszkola – m.in. statut, regulaminy, rejestry wyjść grupowych czy wypadków, umowy zawierane z osobami trzecimi.
  • Infrastrukturą placówki i wymagana przepisami bhp – np. Książka budynku, certyfikaty związane z wyposażeniem sal dydaktycznych oraz placów zabaw.
  • Przebiegiem procesu dydaktyczno-wychowawczego, m.in. dziennik zajęć, plany zajęć dydaktyczno-wychowawczych, programy wychowania przedszkolnego, karty gotowości szkolnej.
  • Sprawami kadrowymi – tutaj przede wszystkim dokumentacja związana z zatrudnieniem nauczycieli.
  • Finansowaniem przedszkola niepublicznego – m.in. umowy cywilnoprawne zawarte z rodzicami, dokumentacja związana z dotacją i jej rozliczeniem.
  • Dokumentacja związana z ochroną danych osobowych.

Dokumentacja związana z organizacją prawną działalności przedszkola

Statut przedszkola

Podstawą funkcjonowania przedszkola niepublicznego jest statut. Statut powinien powstać w pierwszym etapie tworzenia placówki, bowiem jest on niezbędny celem zgłoszenia przedszkola do ewidencji szkół i placówek niepublicznych.

Postanowienia zawarte w statucie muszą być zgodne z przepisami ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (tj. Dz. U. z 2023 r. poz. 900), a jego treść należy aktualizować wraz z nowelizacjami tej ustawy. Statut reguluje kwestie związane ze strukturą i funkcjonowaniem przedszkola, wskazuje cele i zadania placówki, organizację pracy czy prawa i obowiązki pracowników.

Regulaminy przedszkola

Pomocne w organizacji pracy przedszkola na co dzień są regulaminy. Ich treść jest bardziej szczegółowa od statutu i dotyczy konkretnego aspektu funkcjonowania placówki. W praktyce najczęściej stosuje się regulamin związany z przyjmowaniem dzieci do przedszkola oraz ich wydawaniem po zakończonych zajęciach czy zasadami korzystania z placu zabaw.

Zarówno statut jak i regulaminy powinny zostać przedstawione rodzicom do zapoznania się. W umowie zawieranej między przedszkolem a rodzicem warto zawrzeć oświadczenia, w których rodzic potwierdzi zaznajomienie się z treścią statutu oraz obowiązujących regulaminów.

Rejestr wyjść grupowych oraz wypadków

Istotnym ze względów zabezpieczenia interesów przedszkola w przypadku ewentualnych roszczeń odszkodowawczych jest prowadzenie rejestrów wyjść grupowych oraz wypadków. Osoby prowadzące przedszkole oraz nauczyciele są odpowiedzialni za dzieci pozostawione pod opieką przedszkola. Chociaż to raczej rzadkie sytuacje, jednakże przedszkole powinno być przygotowane na możliwość niefortunnych wypadków w których poszkodowani będą wychowankowie. W rejestrze wypadków powinno zostać odnotowane każde zdarzenie wypadkowe wraz z opisem jego przyczyn i sposobu rozwiązania.

Infrastruktura przedszkola

Wśród obligatoryjnych dokumentów, które powinny znaleźć się w przedszkolu niepublicznym są te związane z obiektem, w którym jest ono prowadzone. W tym zakresie placówka powinna posiadać wszelkie umowy stanowiące tytuł prawny do zajmowanego lokalu, jak również książkę budynku.

Budynek przedszkola powinien być utrzymywany w należytym stanie, dlatego warto dbać o gromadzenie dokumentów związanych z konserwacją, przeglądami instalacji elektrycznej czy inspekcjami kominiarskimi.

Ponadto w przedszkolu nie może zabraknąć wszelkich certyfikatów i atestów związanych z wyposażeniem sal lekcyjnych oraz placów zabaw.

Dokumentacja przedszkola związana z procesem dydaktyczno-wychowawczym

Dziennik zajęć

Dziennik zajęć nie stanowi dokumentu wymaganego w przedszkolu niepublicznym. Warto jednak zalecić nauczycielom jego prowadzenie. Jest to dokument regulujący pracę przedszkola, szczególnie istotny z punktu widzenia czynności związanych z inspekcją wydatkowania dotacji czy kontrolą kuratorium. Przypomnieć należy, że jednym z czynników warunkujących przyznanie dotacji jest informacja o liczbie uczniów uczęszczających do placówki. Stąd też prowadzenie dziennika ułatwi pozytywne zakończenie inspekcji.

Plan zajęć, programy oraz karty gotowości szkolnej

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedszkole niepubliczne jest zobowiązane do tworzenia: programów wychowania przedszkolnego, planu zajęć oraz dokumentację z pomocy psychologiczno-pedagogicznej w postaci kart gotowości szkolnej. Ponadto, jeżeli do przeszkola uczęszczają dzieci z orzeczeniem o potrzebie nauczania specjalnego –należy sporządzić dokumenty z tym kształceniem związane (m.in. IPET).

Dokumentacja kadrowa

Dokumentacja w przedszkolu niepublicznym w zakresie zatrudnionych w niej nauczycieli winna obejmować ich pełne akta osobowe, a także dokumentację związaną z rozwojem zawodowym.

W zakresie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, gromadzona dokumentacja powinna spełniać wymogi określone przez przepisy szczególne, w tym przede wszystkim Kodeks pracy. Pełna dokumentacja pracownicza jest niezbędna w przypadku ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy oraz kontroli kuratorium oświaty.

Dokumentacja przedszkola związana z jego finansowaniem

Do podstawowych źródeł finansowania przedszkola niepublicznego należą dotacje oraz czesne pobierane od rodziców. W związku z tym przedszkole ma obowiązek posiadać wszystkie dokumenty, które stanowią podstawę poboru opłat, związaną z procesem dotowania, jak również tą niezbędną dla prawidłowego rozliczenia dotacji. Najważniejsze z nich to:

  • umowy cywilnoprawne przedszkola z rodzicami,
  • wnioski o dotację,
  • informacje miesięczne składane do Urzędu Miasta/Gminy w zakresie ilości dzieci i ich frekwencji,
  • faktury i rachunki związane z wydatkowaniem środków z dotacji,
  • książka inwentarzowa – w której prowadzi się ewidencję środków trwałych w przedszkolu.

Dokumentacja w przedszkolu niepublicznym a RODO

W zakresie gromadzonej dokumentacji nie należy zapominać o obowiązkach związanych z ochroną danych osobowych. Przedszkole jest zobowiązane do utrzymania dokumentacji, która określa metody przetwarzania oraz ochrony danych osobowych, co jest wymogiem wynikającym z art. 30 ust. 1 RODO.

Czy wiesz już jakie dokumenty regulujące pracę przedszkola są niezbędne w Twojej placówce?

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji przedszkola niepublicznego nie stanowi jedynie spełnienia obowiązku prawnego, ale świadczy o profesjonalizmie i odpowiedzialności placówki.

Kompletna i zaktualizowana dokumentacja regulująca pracę przedszkola to podstawa transparentności, umożliwia efektywną komunikację z rodzicami i władzami oraz pomaga w utrzymaniu wysokich standardów.

W obliczu ciągle zmieniających się przepisów i oczekiwań, niezwykle istotne pozostaje, żeby przedszkola niepubliczne regularnie aktualizowały i weryfikowały swoje dokumenty, zapewniając zgodność z obowiązującym prawem i najlepszymi praktykami w obszarze prowadzenia placówki oświatowej.

W tym kontekście, warto również zdać się na pomoc ekspertów, którzy pomogą stworzyć, sprawdzić i przygotować odpowiednie dokumenty, zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, zapewniając spokój umysłu i profesjonalizm na każdym etapie funkcjonowania jednostki oświatowej.

Sprawdź poprawność swojej dokumentacji, napisz do nas:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Auxilia S.A (ul. Zaolziańska 4, 53-334 Wrocław) celem udzielenia odpowiedzi na zapytanie przesłane przeze mnie poprzez formularz.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Auxilia S.A (ul. Zaolziańska 4, 53-334 Wrocław) w celach marketingowych związanych z przygotowaniem i przekazaniem oferty Auxilia S.A w zgodzie z Polityką Prywatności.

Wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowej dotyczącej usług Auxilia S.A (ul. Zaolziańska 4, 53-334 Wrocław) za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z Polityką Prywatności. W celu przesłania informacji handlowej udostępniam wskazany powyżej e-mail i telefon.

Wymagana dokumentacja przedszkola niepublicznego. Poznaj pełną listę niezbędnych dokumentów!
Ocena: 4.5/5
(głosy: 4)